Vérification de comptabilité informatisée : l'obligation de remettre le FEC

Le FEC, pièce maîtresse du contrôle informatisé

Depuis 2014, toute entreprise qui tient une comptabilité informatisée doit être en mesure de la présenter sous forme dématérialisée lors d'un contrôle fiscal. Concrètement, dès l'ouverture d'une vérification de comptabilité, l'administration réclame une copie du fichier des écritures comptables, généré par le logiciel comptabilité de l'entreprise.

Cette obligation vise la quasi-totalité des entreprises, quel que soit leur régime, dès lors qu'un traitement informatique est utilisé. Seules certaines micro-entreprises tenant une comptabilité ultra-simplifiée y échappent. Pour toutes les autres, la remise du FEC à la DGFIP n'est pas une option : c'est le point de départ du contrôle.

Un fichier au format strictement normalisé

Le FEC n'est pas un simple export : c'est un document normalisé, dont la structure est fixée par l'article A47 A-1 du LPF. Il reprend l'ensemble des écritures comptables de l'exercice, classées dans l'ordre chronologique de leur validation et conformes au plan comptable français. Ces données comptables doivent être livrées dans un format précis, fichier à plat ou format XML, avec un séparateur défini.

Chaque ligne du fichier doit renseigner 18 zones obligatoires, qui décrivent chaque opération. Parmi les principales :

• le code journal et le libellé journal, qui identifient les journaux comptables ;
• le numéro et le libellé de compte, ainsi que le compte auxiliaire pour les clients et fournisseurs ;
• la référence et la date de la pièce justificative à l'origine de l'écriture ;
• les montants au débit et au crédit, le lettrage et, le cas échéant, le montant en devise.

Une seule de ces zones mal renseignée peut suffire à rendre le fichier non conforme.

Ce que le fisc en fait : le Test Compta Demat

Une fois le FEC remis, l'administration ne se contente pas de le lire : elle l'analyse. Elle utilise pour cela un outil dédié, le « Test Compta Demat », qui vérifie automatiquement la validité de la structure du fichier et signale les anomalies détectées. C'est souvent à ce stade qu'un fichier mal généré est écarté.

Au-delà de ce test de conformité, le FEC autorise l'administration à réaliser des tris, des calculs et des recoupements sur les données. Ce traitement informatique volontaire lui permet de cibler rapidement les incohérences : écritures en double, ruptures de séquence, montants atypiques. Bonne nouvelle : le même outil est accessible aux entreprises, qui peuvent tester leur FEC en amont, exactement comme le fera le vérificateur.

Sanctions et défense

Les conséquences d'un FEC défaillant sont lourdes. Le défaut de présentation ou la remise d'un fichier non conforme est sanctionné par une amende de 5 000 €, en application de l'article 1729 D du CGI. Ces sanctions cumulables s'ajoutent aux rehaussements d'impôt qui découlent du contrôle. Pire : un FEC absent ou inexploitable peut conduire au rejet de la comptabilité, ouvrant la voie à une reconstitution des résultats par l'administration.

La parade est essentiellement préventive. Elle repose sur trois réflexes simples :

• générer un FEC à la clôture de chaque exercice, sans attendre l'avis de vérification ;
• le tester avec l'outil de la DGFIP pour corriger les anomalies détectées ;
• l'archiver dans un format immédiatement transmissible, avec l'appui de son expert-comptable.

"Le FEC, c'est devenu le premier test d'un contrôle informatisé. J'ai vu des entreprises parfaitement honnêtes se retrouver en difficulté simplement parce que leur fichier était mal formaté, avec des zones manquantes. L'administration en tire argument pour fragiliser toute la comptabilité. Mon conseil est toujours le même : on teste le FEC avant le fisc, on corrige, et on garde une version prête à remettre. Un fichier propre, c'est un contrôle qui démarre bien."

Frédéric Naïm, avocat - Naïm & Associés

Pour approfondir, consultez nos articles sur le déroulement d'une vérification de comptabilité, le rejet de comptabilité et notre page contrôle fiscal. L'outil officiel de test est disponible sur economie.gouv.fr.